Das Team gibt alles, die Kunden sind zufrieden: Das Image des Unternehmens stimmt, aber unter der Oberfläche brodelt es. Die Fassade droht zu bröckeln und intern macht sich Frust breit. Der Grund? Die internen Geschäftsprozesse sind zu kostspielig, zu ineffizient und sorgen für Konflikte. Es ist höchste Zeit für eine Vereinfachung der wichtigsten Prozesse, bevor schwere Fehler den Erfolg ernsthaft beeinträchtigen. Schluss mit Verschwendung von Ressourcen, eine intelligente Finanzlösung muss her!
Warum spielen die Finanzlösungen eine tragende Rolle in jedem Geschäft?
Egal, was das Unternehmen zu bieten hat, die reibungslose Abwicklung der internen Prozesse ist unglaublich wichtig. Um mit den eigenen Waren oder Dienstleistungen wettbewerbsfähig zu bleiben, muss die sprichwörtliche weiße Weste erhalten bleiben. Noch mehr gilt das für die Liquidität, die durch Fehlentscheidungen manchmal schneller akut gefährdet sein kann, als man denkt! Um dann auch noch Wachstum zu generieren, müssen die organisatorischen Abläufe wie ein Uhrwerk laufen: ohne Unterbrechung, ohne Pannen und mit absoluter Zuverlässigkeit. Ist das nicht der Fall, leidet nicht nur das Betriebsklima, sondern auch die Bilanz auf dem Geschäftskonto.
- Zahlungseingänge können sich mit dramatischen Konsequenzen verzögern.
- Mitarbeiter werden durch mangelhafte Kommunikation verunsichert oder mit Mehrarbeit überlastet, was u.a. zu erhöhten Krankenständen und somit in einen Teufelskreis führen kann.
- Missverständnisse im Mahnwesen können verfrühte Mahnungen verursachen, was der Kundenbindung enorm abträglich ist.
Prozesse überdenken – von den Besten lernen
Jeder Unternehmer sollte sich dessen bewusst sein, dass die Gestaltung der Finanzlösungen ein wichtiger Teil der Unternehmensführung ist. Es kann sich lohnen, die aktuelle Situation kritisch zu hinterfragen und sich nach intelligenten Lösungen umzusehen. Dabei hilft es, sich bildhaft eine Branche mit Vorbildcharakter vor Augen zu führen.
In der Glücksspielindustrie z.B., insbesondere im Bereich der Online Casinos, spielen Boni und Aktionen eine zunehmend wichtige Rolle, da Spieler stets nach den besten Angeboten suchen. Dies schließt das Interesse an Casino-Bewertungen ein, die spezielle Promotionen, wie zum Beispiel Freespins ohne Einzahlung, vorstellen. Solche Promotionen sind besonders attraktiv, da sie es ermöglichen, kostenlos zu spielen und die Dienste des Casinos unverbindlich zu testen. Jeder Glücksspielanbieter wird strengstens kontrolliert und reguliert. Der hohe Stellenwert der Finanzlösungen in diesem Sektor ist auch für Laien ziemlich offensichtlich, aber hier sind ein paar Stichworte, die das Argument verdeutlichen:
- Kunden zahlen ein
- Tausende Transaktionen täglich
- Spielerkonten müssen verwaltet werden
- Höchste Ansprüche an Sicherheit und Datenschutz
- Kunden erwarten zeitnahe Auszahlungen
- Konkurrenz und Wettbewerb auf dem Markt sehr zahlreich und stark
Mit diesem Bild vor Augen ist die Funktionalität in der Branche absolut beeindruckend. Man sollte den Druck bedenken, dem die Seitenbetreiber ausgesetzt sind. Erstens geht alles in sehr hoher Geschwindigkeit vonstatten. Zweitens würde jeder kleinste Fehler von der Kundschaft sofort und unmittelbar registriert, öffentlich diskutiert sowie zur Anzeige gebracht werden. Tatsächlich sind Fehler oder gar Skandale bei seriösen Branchenvertretern praktisch ausgeschlossen. Warum? Weil sie ihren Finanzlösungen höchste Priorität einräumen.
IT- und Technologie-Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen
Das Beispiel der Glücksspielbranche veranschaulicht eindrucksvoll, wie positiv sich die geschickte Organisation der finanziellen Abläufe auf den Erfolg auswirkt. Die Branche wächst nicht nur Jahr für Jahr, sondern dient auch anderen Marktsektoren hinsichtlich der Seriosität und Effizienz als Vorbild. Betreibt man nun ein Unternehmen im Technologie- oder IT-Bereich und möchte dieses stabil auf einem Erfolgs- und Wachstumskurs halten, sollte man sich der ähnlichen Herausforderungen bewusst sein:
- Hohe Investitionen: In den genannten Branchen, die von ständigen Innovationen geprägt sind, muss zunächst viel in die Forschung und Entwicklung investiert werden. Es ist eine komplexe Infrastruktur erforderlich.
- Schnelligkeit & Wachstum: Die Branche ist stark frequentiert; sei es von etablierten Unternehmen oder von Start-ups.
- Internationalität: Die Finanzabwicklung erfolgt oft grenzüberschreitend, wodurch zum Beispiel Währungsschwankungen berücksichtigt werden müssen.
- Compliance und Datenschutz: Die Datenschutzvorgaben und nicht zuletzt auch die Steuerregularien sind anspruchsvolle Faktoren.
- Volatilität der Einnahmen: Die Nachfrage kann stark schwanken und ist häufig von Projekten, aber auch Werbekampagnen abhängig – konstante Einnahmen und Ausgaben sind eher eine Seltenheit.
Um das Unternehmen auf solide Füße zu stellen, muss dessen Liquidität jederzeit gewährleistet werden. Dafür sind reibungslose Finanzprozesse unumgänglich.
Sinnvolle Ansätze für die Optimierung der Finanzlösungen
Es sind oft die scheinbar eher kleinen Details, die in Summe für Stabilität und ein funktionierendes Konzept sorgen. Hierfür nochmals ein Blick auf die Online Glücksspielanbieter, bei denen es funktioniert. Was ist es nun, was diese richtig machen?
Die erste Antwort auf diese Frage lautet: Sie wickeln ihre Geschäfte sofort und unmittelbar ab und zentrieren diese Abläufe an einer Stelle. Ein entscheidender Vorteil der Gaming-Provider ist: Das Produkt (Spiele in der Echtgeldversion) wird den Nutzern gegen vorherige Bezahlung (Aufladen des Spielerkontos mit anschließendem Einsatz) zur Verfügung gestellt. Insofern läuft eine Spieleseite auf Guthabenbasis und es entstehen keine langfristigen Verbindlichkeiten. Auch ein Mahnwesen ist überflüssig.
Dieser Vorteil lässt sich nun natürlich nicht auf jedes Unternehmen übertragen, denn die meisten Geschäfte laufen rechnungsbasiert ab. Umso sinnvoller ist es, sich dem Ideal möglichst anzunähern und Fehler zu vermeiden. Rechnungen sollten an einer zentralen Stelle erstellt, verwaltet, geprüft und ohne Verzögerung abgeschickt werden. Das Versenden per E-Mail erweist sich dabei als praktisch. Dieses Prinzip senkt die Kosten bereits drastisch und reduziert sie langfristig.
Ordentliche Buchhaltung ist der Schlüssel
Es empfiehlt sich ausnahmslos, nicht am Personal zu sparen, wenn es um die Buchhaltung geht. So bleiben offene Posten nie längerfristig unentdeckt. Unstimmigkeiten können zeitnah geklärt werden und das fatalste aller Missverständnisse wird vermieden: Unberechtigte beziehungsweise verfrühte Mahnungen gelangen zum Kunden und zerstören die Geschäftsbeziehung meist unwiederbringlich. Das passiert recht häufig, wenn das Rechnungswesen auf verschiedene Abteilungen aufgeteilt und das Mahnwesen völlig automatisiert wird.
Die beste Prävention ist der Einsatz kompetenter Mitarbeiter in Kombination mit automatisierten Buchhaltungs-Tools. Durch den Einsatz der Tools (wie SAP Business One, Xero, QuickBooks) kann Zeit gespart werden und das Risiko von menschlichen Fehlern verringert sich. Ein großer Pluspunkt ist auch die optimale Nachvollziehbarkeit und Transparenz, von der die Unternehmens-Compliance profitiert.
Den Überblick in der Cloud behalten
Cloud-Systeme sind eine Bereicherung für alle modernen Unternehmen, die ihr Finanzmanagement verbessern wollen. Sie ermöglichen es allen Zugangsberechtigten, sich in Echtzeit einen Überblick über die Finanzlage des Unternehmens zu verschaffen. Sie erleichtern dadurch auch den Prozess einer Umstrukturierung, um Abläufe zu optimieren. Keinem Unternehmen wäre damit geholfen, neue Tools und Prozesse zu implementieren, ohne die Beteiligten ausreichend zu unterweisen. Das Ziel ist eine Veränderung zum Positiven, ohne dabei für Chaos zu sorgen.
Modernste Technologien einsetzen
Wer über zeitgemäße Finanzlösungen nachdenkt, kommt heutzutage nicht umhin, sich auch mit Blockchain- und Krypto-basierten Finanzlösungen auseinanderzusetzen. Noch gilt es als revolutionär, Zahlungen per Smart Contracts zu automatisieren oder internationale Zahlungen per Stablecoins abzuwickeln. Morgen könnten diese Methoden bereits der Standard sein! Bis es soweit ist, sollte man sich zumindest für wiederkehrende Zahlungen auf Abonnement-Modellen einlassen, und sei es nur aufgrund der hervorragenden Betrugsschutzmechanismen und des Komforts. Während man sein Unternehmen so als innovativ und sicher in Szene setzt, sollte man intern auch den administrativen Aufwand für das Steuer-Management optimieren. Das funktioniert mit einer speziellen Software ganz leicht und sorgt für die optimale Kontrolle über den Cashflow und die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben.
Einfache Finanzlösungen optimieren den Geschäftsalltag langfristig
Der Einsatz einer Finanzabteilung mit ambitionierten Menschen in Kombination mit modernsten Technologien minimiert den Aufwand für die Administration im Unternehmen. Digitale Strategien reduzieren Fehler, sorgen für Effizienz und Übersichtlichkeit in einem dynamischen und rasant wachsenden Umfeld. Ob Gaming, IT- oder Technologie-Unternehmen – wer auf intelligente Strategien setzt, hat es leichter, sich langfristig auf dem Markt zu behaupten. Für manche Unternehmen bedeutet das zunächst eine große Umstellung, aber diese lohnt sich in nahezu jedem Fall.